מה המלכודות שעומדות בפניכם בעת העברת משרדים ואיך תימנעו מהן?
24.10.23 / 12:32
הכירו את הטעויות הנפוצות שבעלי משרדים נוטים לעשות בעת העברת המשרדים למקום חדש, וגם את כל הדרכים להימנע מהן. בנוסף, קבלו טיפים למעבר מהיר ויעיל
העברת משרדים היא משימה מאתגרת שיכולה להיות בעלת השפעה עמוקה על הארגון. זה כרוך לעתים קרובות בלוגיסטיקה לא מורכבת, עלויות משמעותיות והפרעות פוטנציאליות לפעילות היומיומית. כדי להבטיח מעבר חלק, חיוני לזהות ולהימנע מטעויות נפוצות שעלולות להפריע לתהליך.
מה המלכודות שעומדות בפניכם בעת הובלות משרדים ואיך תימנעו מהן?
- היעדר תכנון מקיף
אחת הטעויות הנפוצות ביותר בתהליך הובלות משרדים היא תכנון לקוי. חוסר ארגון, רשימות כלליות ולא מפורטות או מבולגנות ואי קביעת ציר זמן ברור עלולים להוביל לשורה של סיבוכים. תוכנית פעולה מחושבת היטב המקיפה את כל היבטי המהלך היא חיונית. זה צריך לכלול פירוט של משימות, מועדים, הערכות תקציב ואסטרטגיית תקשורת.
- זלזול בעלויות
בכל הקשור להובלות משרדים חשוב מאוד שהדבר יעשה בתכנון אסטרטגי רב, חוסר הערכת העלויות הוא טעות נפוצה. הוצאות רבות נכנסות לתמונה, לרבות השכרה או רכישת חלל חדש, שיפוץ, שירותי הובלות, שדרוגים טכנולוגיים ועלויות בלתי צפויות. תקציב יסודי המתחשב בהוצאות צפויות וגם בהוצאות בלתי צפויות חיוני כדי למנוע עומס כלכלי במהלך המעבר.
- מעורבות עובדים לא מספקת
העובדים הם עמוד השדרה של כל ארגון או חברה, והזנחת מעורבותם בתהליך הרילוקיישן היא טעות חמורה. חוסר תקשורת, אי מתן מענה לדאגותיהם ואי מתן תמיכה עלולים להשפיע לרעה על המורל והפרודוקטיביות של העובדים. צרו מעורבות של ההון האנושי שלכם מההתחלה, הפכו אותם לחלק מתהליך קבלת ההחלטות, ועדכנו אותם לאורך כל המעבר.
- הזנחת תשתיות טכניות ו- IT
בעולם שבו אנו חיים, המונע על ידי טכנולוגיה, תשתית ה- IT היא גלגל ההצלה של עסקים רבים. הזנחת הטיפול בהיבטים הטכניים של המהלך, כגון העברת שרת, גיבוי נתונים והגדרת רשת, עלולה להוביל לשיבושים משמעותיים ולאובדן נתונים. כדי למנוע טעות זו, שכרו מומחי IT מקצועיים והבטיחו מעבר חלק לטכנולוגיה שלכם.
- בחירת ספקים ונותני שירות לקויה
בחירה בספקים ובנותני שירות לא אמינים או חסרי ניסיון היא טעות נפוצה בתהליך הובלות משרדים. בין אם מדובר בהעסקת מובילים, קבלנים לשיפוצים או שירותים טכנולוגיים, עליכם לחקור ביסודיות, לחפש המלצות ולהעריך את אנשי המקצוע שאתם שוכרים לפרויקט. בחירות גרועות עלולות להוביל לעיכובים, בעיות איכות וחריגות מהתקציב.
- תקשורת לקוחות לא מספקת
כישלון בתקשורת יעילה עם הלקוחות לגבי המעבר עלול לגרום לחוסר שביעות רצון של הלקוחות ולהפסד פוטנציאלי בהכנסות. טעות נפוצה היא העדר מידע ותיווך של המעבר ללקוחות החברה, היתרונות של המעבר ושינויים בפרטי ההתקשרות. פתחו אסטרטגיית תקשורת ברורה עם הלקוחות, והבטיחו ללקוחות שלכם את מחויבותכם לשרת את הצרכים שלהם במהלך ואחרי המעבר.
- תזמון לקוי
בחירה בעיתוי שגוי להעברת משרד עלולה להיות טעות יקרה. מעבר בעונת שיא של העסק או כאשר עובדים חיוניים נמצאים בחופשה עלולה לשבש את הפעילות ולהפחית את התפוקה. תזמון קפדני חיוני כדי להבטיח מעבר חלק עם זמן השבתה מינימלי.
- התעלמות מתקנות
התעלמות מבעיות רגולציה ותאימות היא טעות נפוצה נוספת. העברת משרדים כרוכה לרוב בהתמודדות עם חוקי הייעוד המקומיים, היתרים ותקנות עבודה. אי טיפול בעניינים אלו עלול להוביל לסיבוכים משפטיים ולעיכובים. חפשו הכוונה משפטית והתחילו את תהליך התאימות בשלב מוקדם ככל שניתן.
טיפים נוספים למעבר חלק למשרד
בעוד שזיהוי והימנעות מטעויות נפוצות חיוניים להעברת משרד מוצלחת, ישנם טיפים נוספים שיכולים לתרום עוד יותר למעבר חלק ויעיל.
- האצלת משימות - מנו צוות רילוקיישן, או רכז בתוך הארגון שלכם, שיפקחו על כל ההיבטים של המהלך, כמו תיאום עם ספקים לדוגמה, ויבטיחו שהתוכנית תישאר במסלול.
- ניהול מלאי - צרו מלאי מפורט של כל נכסי המשרד, כולל רהיטים, ציוד ואספקה. תייגו פריטים ואת המיקום המיועד להם בחלל החדש כדי לייעל את תהליך המעבר ולעקוב אחרי הכל.
- תכננו פריסת ריהוט - לפני יום המעבר, תכננו את הפריסה של חלל המשרד החדש שלכם. זה כולל סידור שולחנות עבודה, תחנות עבודה וריהוט משרדי. הבטחה שהתוכנית הזו מוכנה מראש יכולה לזרז את ההגדרה במיקום החדש.
- אחסון זמני - במידת הצורך, שקלו לשכור מתקן אחסון זמני לחפצים לא חיוניים במהלך המעבר. זה יכול להפחית את העומס ולהפוך את המעבר לחלק יותר על ידי תהליך מסודר יותר.
- תוכנית מגירה - יש לקיים תוכנית מגירה לאירועים או סיבוכים בלתי צפויים. עיכובים, בעיות הקשורות למזג האוויר או אתגרים בלתי צפויים עלולים להתעורר, ותוכנית לטיפול במצבים אלו יכולה למנוע מתח מיותר.
- ערוצי תקשורת ברורים - צרו קווי תקשורת ברורים בין הארגון שלכם לבין חברת ההובלות, הקבלנים ויתר נותני השירותים. עדכנו ויידעו את כל הצדדים המעורבים באופן שוטף על כל שינוי או התפתחות בתוכנית המעבר.
- הדרכת עובדים - הדרכת עובדים על פריסת המשרד החדשה, הטכנולוגיה וכל פרוטוקולי המשרד המעודכנים לפני המעבר תעזור להפחית בלבול ותבטיח חזרה מהירה יותר לפעילות שוטפת.
- שיקולים סביבתיים - היו מודעים לסביבה במהלך הובלות משרדים. מחזרו או תרמו ציוד משרדי ורהיטים מיותרים, ושקלו אפשרויות ברות קיימא להקמת חלל המשרד החדש שלכם.
- אמצעי בריאות ובטיחות – העניקו עדיפות לבטיחות ולרווחתם של העובדים במהלך המעבר. ודאו ששטח המשרד החדש שלכם עומד בתקני בריאות ובטיחות, וספקו הדרכה כיצד להשתמש בציוד בטיחות בסביבה החדשה.
- חגגו את המהלך - לאחר שהצלחת להתמקם במשרד החדש, חגגו את ההישג עם הצוות שלכם. זו הזדמנות להגביר את המורל וליצור אווירה ארגונית חיובית ופורה.
- קראו עוד על 5 עקרונות בבחירת חברת הובלות משרדים.
לסיכום,
הובלות משרדים היא תהליך מורכב עם הרבה מלכודות פוטנציאליות. עם זאת, על ידי זיהוי והימנעות מטעויות נפוצות אלו, עסקים יכולים להגדיל את הסיכויים שלהם למעבר מוצלח. תכנון יסודי, תקצוב קפדני, תקשורת אפקטיבית ובחירת ספקים בעלי מוניטין הם שלבי מפתח כדי להבטיח שהמעבר למשרד שלך יהיה חוויה חלקה, יעילה ופרודוקטיבית עבור הארגון. באמצעות מתן תשומת לב לנושאים חיוניים אלו ואימוץ גישה פרואקטיבית, חברות וארגונים יכולים לאמץ שינוי וצמיחה בביטחון, גם במהלך העברת המשרד.
עקבו בפייסבוק
עקבו באינסטגרם
