התארגנות נכונה: המפתח להצלחתו של כל אירוע

כדי לצלוח את האירוע באופן הטוב ביותר, יש להיערך לכל הנדרש מראש וכראוי, הינה רשימה של כל מה שצריך להתכונן אליו מראש:

• רשימת מוזמנים מסודרת - בין אם אתם עורכים אירוע קטן ואינטימי ובין אם אתם עורכים אירוע גדול עם משתתפים רבים, חשוב להבין מיהם המוזמנים ומהי הכמות שלהם כדי להיערך בהתאם בכל היבט של האירוע. בין אם יש לכם צורך להזמין שירות הסעות ובין אם אתם צריכים להתאים את התפריט לאורחים בעלי רגישויות שונות. בנוסף, חשוב שתהיה רשימה מסודרת כדי שתוכלו לשלוח הזמנות מבלי לשכוח אף אחד.
• המקום שבו יערך האירוע - כדי שתוכלו להתארגן בהתאם חשוב להבין האם האירוע יהיה בביתכם או במקום חיצוני. כך תוכלו לדעת להיכן להזמין את האורחים ואת הספקים השונים שתזדקקו להם לשם הפעלת האירוע.
• עיצוב המקום - כדי להרגיש כי מדובר באירוע מיוחד וחגיגי יש לעצב את המקום בהתאם. תוכלו לתלות בלונים או להזמין בלוני הליום שיקשטו את האזור שבחרתם לערוך בו את האירוע, תוכלו לתלות שלט של "יום הולדת שמח" לקשט עם דגלונים וקישוטים נוספים שיוסיפו לאווירה השמחה של האירוע.
• אוכל ושתייה - כמו בכל אירוע, אחד הדברים החשובים והמרכזיים ביותר הוא האוכל שמוגש והשתייה. תוכלו לבחור בתפריט חלבי או בתפריט בשרי לפי טעמם האישי של החוגגים וכמובן לשדרג את המנות עם לחמים, סלטים טריים או מבושלים, תוספות לצד המנות העיקריות – אם זה תפריט חלבי אפשר להוסיף מאפים ופשטידות, אם זה תפריט בשרי אפשר להוסיף אורז ותפוחי אדמה וכדומה. וכמובן לסיום בל נשכח, קינוחים ועוגת יומולדת יפה וטעימה במיוחד. לגבי השתייה מומלץ כי תגישו שתייה קלה מגוונת ולצידה גם אלכוהול בטוב טעם, בקבוקי יין, בירות וכדומה.
• מקומות ישיבה - חשוב להיערך באופן נכון לישיבה של כל האורחים שהזמנתם. אם אין לכם מספיק כיסאות ושולחנות תוכלו להשכיר חלק, לקחת משכנים וחברים או לחילופין תוכלו להזמין חברת קייטרינג שתיתן מענה גם לנושא זה וגם לתפריט האירוע.
• מערכת הגברה ותאורה - אם אתם מתכננים לעשות חגיגה אמיתית הכוללת גם השמעה של שירים שונים, והמוזמנים שלכם יצטרפו במחולות לחגיגה, רצוי שתהיו מוכנים עם מערכת הגברה ותאורה שמתאימה לכך. כמו כן תוכלו לשאת נאום מרגש או להקריא ברכה, שבה תוכלו לבטא את כל רגשותיכם כלפי החוגגים לעיני כולם.
• רחבת ריקודים - אם אתם מתכננים שהמוזמנים יקומו לרקוד, עליכם להיערך עם רחבת ריקודים במקום, כך שהדבר אכן יהיה ניתן לביצוע. הן מבחינת מקום מוגדר שבו יוכלו לרקוד והן מבחינת סידור השולחנות.
• מערכת מולטימדיה עם מקרן למצגות - אם אתם רוצים לציין את כל שנותיהם של החוגגים אשר הגיעו עד הלום, תוכלו לערוך מצגת מרגשת החל מהיום שבו נולדו ועד לרגע הנוכחי.
• צילום האירוע - אם אין ביניכם צלמים אשר יכולים לתעד את האירוע, השקיעו בצלם שינציח את הרגעים היקרים הללו, כדי שתוכלו ליהנות מהם גם בעתיד ולהיזכר באירוע המרגש.