הטמעת מערכת מנדיי: מדריך מקיף להצלחה בעבודה
09.05.24 / 08:48
מערכת מנדיי היא אחת מהמערכות שתופסות תאוצה בקרב צוותי עבודה. המערכת מציעה ממשק פשוט לשימוש, גמישות ויכולות מגוונות כשהמטרה היא לשפר ולייעל את העבודה המשותפת על כל פרויקט. לצד היתרונות של מנדיי ברור כי הטמעה של כל מערכת יכולה להיות הליך מורכב ובמדריך הקרוב נגענו בנקודות החשובות ביותר שיעזרו למזער חששות ולצאת לכל פרויקט בקלות.
תכנון וקביעת יעדים
הטמעת כל מערכת בצורה מוצלחת ומנדיי היא דוגמה מעולה לכך דורשת תכנון מקדים וקביעת יעדים של מה נרצה להשיג מהמהלך:
- הגדרת הצרכים הארגוניים תוך הבנה מעמיקה של הצרכים של הצוותים השונים והאנשים בתוכם.
- כדאי להציף בעיות אותן אפשר לפתור באמצעות מערכת ניהול פרויקטים.
- הגדרת מטרות למהלך וקביעת יעדים מדידים וברורים להטמעת מנדיי במטרה לעקוב אחר ההתקדמות.
- יצירת תוכנית עבודה מפורטת שכוללת את שלבי ההטמעה, לוחות זמנים ומשאבים נדרשים.
תקשורת ושיתוף פעולה
חשוב מאד לשתף פעולה בין הצוותים השונים ובין הגורמים בתוך הצוותים. חשוב שיהיו בעלי תפקידים שונים שיוכלו לענות על שאלות ויהיו הכתובת לפניה. ככל שהצוות יבין את המטרות כך הוא יהיה נכון יותר להפיק את המרב ממנדיי וכולם יוכלו להרוויח ממנה.
יש לעודד מעורבות של חברי הצוות השונים בתהליך ההטמעה ובתוך כך להשאיר דלת פתוחה לשאלות ולמשוב. יש להקשיב לחששות אשר יכולים לעלות לכל אורך הדרך ולתת מענה הולם בכל ערוצי התקשורת. יש לאפשר העלאת הנושאים השונים בפגישות, אימיילים וכל אמצעי תקשורת אחרת שהארגון משתמש בו.
הכשרה והדרכה
הצלחה בתהליך הטמעת מערכת מנדיי תלויה במידה רבה בהדרכה אשר ניתנת לצוותים השונים אשר אמורים להרגיש בנוח איתה. לשם כך יש מומלץ להקפיד על הנקודות הבאות:
- הדרכה מקיפה – יש לוודא כי חברי הצוות מקבלים הדרכה מקיפה על השימוש במערכת כשאפשר לעשות זאת באמצעות סדנה, הדרכה מקוונת וחומרי הדרכה ללימוד עצמי.
- תמיכה – יש להציע תמיכה מתמשכת ולוודא כי כל חברי הצוות יודעים לאן לפנות כשהם צריכים עזרה או תמיכה. אפשר להשתמש בפורומים פנימיים כדי לעודד פניה.
- למידה עצמית – כדאי מאד לעודד גם למידה עצמית וזאת כיוון שמנדיי יכולה להציע פונקציות רבות ומגוונות וכל חבר צוות יוכל לגלות כיצד המערכת מסייעת לו באופן ספציפי.
התאמה אישית וייעול התהליכים
היתרונות של מערכת מנדיי רבים ואחד מהם הוא היכולת להתאים אותה לצרכים האישיים ולייעל באמצעותה את הפעילות המשותפת ואת ניהול הפרויקטים. לאורך הזמן יש לבצע התאמות אישיות על פי הנדרש ובתוך כך להתייחס לשדות המותאמים אישית, לזרימת העבודה ולראות האם הצרכים האישיים באמת מקבלים מענה ואילו פונקציות נוספות יכולות להשתלב בתהליך.
הטמעת מערכת מנדיי יכולה לייעל את תהליכי העבודה ואת התקשורת בין חברי הצוות ולכן חשוב לעקוב אחר התהליכים השונים, למדוד את ההשפעה של המערכת, להיות קשובים וגם לזכור להיות סבלניים, לתת לכולם להתרגל לשינוי ולהיות עקביים בשימוש במנדיי.
עקבו בפייסבוק
עקבו באינסטגרם
